Сучасна пенсійна система в Україні стрімко переходить у цифровий формат. Одним із ключових кроків цього процесу стало оцифрування трудового стажу — переведення паперових даних у електронний реєстр. Для багатьох громадян тема залишається ще не до кінця зрозумілою: як саме відбувається оцифрування, чи потрібно особисто подавати документи, що робити у разі втрати трудової книжки та як це вплине на розмір пенсії.
Щоб роз’яснити ці питання, редакція Шполяночки звернулася до заступника начальника відділу обслуговування громадян №9 Наталії Василівни Бондаренко.
— Що таке оцифрування трудового стажу і чому воно запроваджується?
– Оцифрування трудового стажу — це переведення даних із паперових трудових книжок та інших документів у електронний формат. Це необхідно для створення єдиного електронного реєстру застрахованих осіб, щоб забезпечити точний і швидкий облік трудової діяльності кожного громадянина.
Головна мета — зробити облік стажу прозорим, захищеним і зручним. Це дозволяє уникнути втрати даних, спрощує призначення та перерахунок пенсій і зменшує кількість паперової роботи. Але цей процес вимагає тривалого опрацювання документів.
— Як шполяни можуть подати документи для оцифрування?
– Оцифрування трудової книжки працюючих осіб здійснюють роботодавці (кадровики або бухгалтерія). Подати документи можна особисто через вебпортал Пенсійного фонду України, авторизувавшись через електронний підпис або «Дія. Підпис.»
Сканкопію трудової книжки необхідно зробити з першої сторінки і по порядку до останньої сторінки, де є запис про всі періоди роботи.
Є такі випадки, коли роботодавець подав трудову книжку тільки за період роботи працівника на даному підприємстві. Тож, відповідно, інші періоди не будуть занесені до ЕТК та враховані до стажу.
— Як роботодавець може перевірити перелік працівників, чиї трудові книжки вже оцифровані або подані на оцифрування?
— Для цього потрібно увійти до кабінету роботодавця на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України за допомогою електронної печатки організації. У розділі «Комунікації з ПФУ» слід обрати функцію «Сформувати запит на отримання електронних документів». Після цього буде доступний перелік працівників, щодо яких уже подано трудові книжки для оцифрування.
Варто також звертати увагу на коментарі до документів, де зазначається, чи всі періоди роботи оцифровані та враховані. Водночас оцифрування відомостей ще не означає автоматичного зарахування всіх періодів до страхового стажу.
— Трапляється так, що період роботи не зараховується до страхового стажу?
– Так. І серед найпоширеніших причин — низька якість сканкопій документів; відсутність дати народження особи на титульній сторінці трудової книжки; нечітка або відсутня печатка. Також часто не читаються номери та дати наказів, не збігаються періоди зарахування з датами наказів, відсутні печатки й підписи відповідальних осіб, які вносили дані про звільнення працівника.
При виявленні неточностей до трудової книжки необхідно долучити уточнювальні довідки з організацій чи установ. Якщо йдеться про ліквідовані підприємства, трудовий стаж може бути підтверджений архівними довідками. Якщо у трудовій книжці відсутній запис про зміну прізвища або виявлено помилку в написанні прізвища, імені чи по батькові, внести або виправити ці дані може роботодавець за місцем вашої теперішньої роботи.
– Які ще документи потрібно відсканувати та подати на вебпортал Пенсійного фонду України разом із трудовою книжкою?
– Зарахування до страхового стажу окремих періодів відбувається не за інформацією з трудової книжки, а за іншими документами. Із-поміж них: диплом про здобуття вищої освіти (якщо в ньому не вказано період початку та закінчення навчання – тоді сканувати і додаток до диплома); свідоцтво про шлюб чи розірвання шлюбу (у разі зміни прізвища); свідоцтва про народження дітей (для зарахування жінкам періоду відпустки для догляду дитини); військовий квиток (для зарахування періоду служби в армії).
— Чи потрібно оцифровувати стаж тим, хто вже на пенсії, але продовжує працювати?
— Оцифруванню підлягають трудові книжки для підтвердження стажу до 2004 року, адже з 1 січня 2004 року в Україні діє система персоніфікованого обліку. Відтак дані пенсіонерів уже внесені до електронної системи та використовуються для нарахування пенсії, тому повторно подавати документи немає потреби.
— Чи планується повна відмова від паперових трудових книжок?
– Так, поступово система переходить до повністю електронного обліку. Паперова трудова книжка поступово втрачає свою обов’язковість.
— Які переваги отримає громадянин після повної цифровізації стажу?
– Головні переваги — це швидке оформлення пенсії, відсутність ризику втрати документів, доступ до своїх даних онлайн та прозорість у нарахуванні стажу.