Діджиталізація на марші: в Україні скасували паперові трудові книжки

Перший квартал 2021 року у сфері трудових відносин ознаменувався важливою подією, якою стало прийняття закону про запровадження електронних трудових книжок. Йдеться про Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон), який набув чинності 10 червня 2021 року. Однак у роботодавців та працівників є в запасі п'ять років, аби з'ясувати хто, як і куди вносить інформацію про трудову діяльність працівника, а також що робити із паперовими трудовими книжками. Що зміниться для працівників з узаконенням електронних трудових книжок у матеріалі «Шполяночки+».

Після багаторічних дискусій та обіцянок політиків в Україні таки відмовилася від радянського рудименту – паперових трудових книжок. Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», який Верховна Рада ухвалила ще на початку лютого, підписав президент Володимр Зеленський. Закон врегульовує питання автоматичного призначення пенсії за віком через особистий електронний кабінет особи на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України. Основна його новація, що відтепер паперові книжки не є обов’язковим елементом трудових відносин, оскільки всі записи з трудових книжок українців переведуть у цифровий формат. Втім, якщо хтось усе-таки захоче «колекціонувати» інформацію про свій стаж у паперових трудових книжках, це не заборонятиметься.

Починаючи ще від січня 2014 року, паперова трудова книжка не особливо була потрібна. Відтоді всі дані про стаж працівника автоматично вносяться до Державного реєстру загальнообов'язкового соціального страхування після того, як роботодавець чи сам працівник почав сплачувати єдиний соціальний внесок, важливий для визначення розміру майбутньої пенсії працівника. Щоправда, законодавство вимагало від роботодавців паралельно записувати ці відомості у паперову трудову книжку. Це значно ускладнювало життя роботодавцю, адже він повинен був мати у своєму штаті кадровика, який вів записи у цю паперову книжку та ніс відповідальність за її збереження, сплачувати штрафи, якщо паперова книжка була неправильно оформлена чи загублена, хоча реальної потреби у паперовому аналогу не було.

 «Нинішні зміни дадуть змогу зменшити витрати роботодавців на ведення паперового документообігу, спростять доступ до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат, насамперед у випадку тимчасової втрати працездатності», – йдеться у повідомленні Офісу президента.

Директор Інституту соціально-економічних трансформацій, експерт Реанімаційного пакету реформ Ілля Несходовський вважає, що нині усуваються можливі ризики й негативні наслідки втрати трудової книжки, її фізичного пошкодження, фальсифікації та внесення недостовірних відомостей до цього документа. 

– Також це додатковий контроль з боку людини, яка будь-коли може зайти в реєстр загальнообов'язкового соціального страхування та подивитися, чи сплачує за нього роботодавець соціальні внески, які саме, подивитися свій страховий стаж. Адже часто бувало, що у паперову книжку кадровик записує людині, що вона працює, а внески роботодавець не сплачує, і людина залишаться без пенсії, – наголошує Несходовський.

Від паперових трудових книжок відмовляться не відразу. Закон передбачає п'ятирічний перехідний період. Упродовж цього часу можна використовувати і паперову, і електронну трудову. Свою електронну трудову можна побачити у Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування через вебпортал е-послуг Пенсійного фонду (portal.pfu.gov.ua). Туди самозайнята особа чи роботодавець мають внести всі записи паперової трудової книжки, зроблені до 2004 року у вигляді сканів або оцифровані копії паперової трудової, довідок тощо. Всі ці документи мають бути підписані кваліфікованим електронним підписом. Після внесення відомостей до Держреєстру роботодавець зобов'язаний віддати працівнику оригінал паперової трудової під підпис. Крім того, працівник може просити продовжувати вносити до паперової книжки відомості про прийняття на роботу, переведення та звільнення, попри наявність електронної трудової. Закон запроваджує можливість автоматичного призначення пенсій на підставі електронних даних з електронної трудової книжки.

Але чи будуть електронні дані належно захищені, аби людина була впевнена, що через 10 чи 20 років знайде у своїй електронній трудовій книжці записи про свою роботу й відповідні відрахування єдиного соціального внеску? Провідний експерт соціальних програм Центру Разумкова Ольга Пищуліна вважає, що підстав хвилюватися немає. 

– У молоді зараз немає паперового паспорту, у людей немає паперової книжки з рухом коштів на своєму рахунку в банку, які були колись, тепер не буде й паперової трудової книжки. Це не страшно, адже дані зберігаються в захищених реєстрах і їх хоч щодня людина може перевіряти й контролювати, – каже Пищуліна. 

Зрештою, за її словами, не завжди вдається навіть з паперовою трудовою відновити певний період трудової діяльності, якщо підприємство чи організація закрились чи збанкрутіли.

У лютому цього року уряд ухвалив рішення про створення Національного центру резервування державних інформаційних ресурсів. Він займатиметься забезпеченням безперервності роботи державних інформаційних ресурсів, резервним копіюванням інформації, забезпеченням надійного функціонування серверів, системи зберігання даних та контролю за ними.

Керівник Шполянського сервісного центру ГУ Пенсійного фонду України в Черкаській області Борис Курінний вважає, що така реформа давно назріла. Усі необхідні персоніфіковані дані ще з 2000 року містяться в базах Пенсійного фонду України. Щодо ліквідованих підприємств, як наприклад завод запчастин, швейна фабрика, деякі сільськогосподарські підприємства Шполянщини, які не передали даних про працівників до архіву, то для відновлення інформації потрібно звертатись до керівництва ліквідаційних комісій.

– З 2000 року у системі Пенсійного фонду України введено персоніфікований облік і відповідно саме з цього періоду у нас є вся інформація стосовно людей, які з того часу офіційно працювали. Єдине, що у випадку, коли людина почала працювати до 2000 року, тут потрібно мати дані або відновлювати їх самостійно та вносити в реєстр. У випадку наявності усіх необхідних даних в цифровому форматі пенсія призначатиметься автоматично. Наразі в нас таким чином призначено пенсійне забезпечення 100 особам, – зазначив Борис Леонтійович. – Якщо наприклад дані в архівах відсутні, як це є, наприклад, з ліквідованим заводом запчастин, швейною фабрикою, сільгосппідпприємствами, то потрібно звертатись до голів ліквідаційних комісій. Адже вони повинні мати при собі усю необхідну документацію, у т.ч. ту, що стосується стажу роботи.

Саме для таких випадків, на переконання Бориса Курінного і впроваджується ця реформа, аби важлива інформація не пропадала на фоні економічних реформ, постійних змін власників підприємств і фірм або припинення їхньої діяльності.

За його словами, вже зараз до Сервісного центру ПФУ звертаються підприємства за консультаціями та переводять свою паперову документацію в цифровий формат. Звісно, у першу чергу підпадають під цю процедуру ті працівники, які незабаром виходитимуть на пенсію.

– У цьому випадку я б хотів звернутись до усіх керівників та спеціалістів по роботі з персоналом підприємств, установ та організацій, аби при оцифруванні даних інформація, особливо та, що стосується періоду роботи та наказів на зарахування або звільнення, відображалась чітко та розбірливо. Таким чином робота по систематизації даних буде проводитись оперативніше та і не виникатиме розбіжностей у вирахуванні стажу та пенсійного забезпечення, – каже Борис Курінний.

Чиновник зазначив, що люди можуть власноруч здійснювати оцифрування своїх документів та завантажити їх до власного електронного кабінету на веб-порталі Пенсійного фонду України, попередньо його зареєструвавши. Головні документи, які визначатимуть подальше пенсійне забезпечення, це паспорт, диплом про освіту, трудова книжка, військовий квиток.

Підготував Сергій Зубатов